ในการทำงานนั้น หนึ่งในความเครียดที่ทุกคนต้องเผชิญเป็นประจำคือ การทีงานมากกว่าเวลาที่มี หรือว่า ความรู้สึกที่ว่าเวลาน้อยจนไป เวลาก็เหมือนกับทรัพยากรอื่นที่มีจำนวนจำกัด จึงต้องใช้ไห้อย่างคุ้มค่าที่สุด เมื่อเรามำงานได้ทันตามเวลาที่กำหนด แน่นอนครับความเครียดก็จะลดลงตามไปด้วย ซึ่งผลสุดท้ายที่ได้คือสุขภาพกายและใจ ที่จะดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด ถ้าคุณเป็นคนนึงที่รู้สึกว่าเวลาทำงานน้อยเกินไป เมื่อเทียบกับงานที่ได้รับมอบหมาย ทรือแค่อยากจะใช้เวลาทำงานที่มีอยู่ให้คุ้มค่ามากขึ้น คุณไม่ได้คิดแค่คนเดียวหรอกครับ มีคนอีกเป็นจำนวนมากที่คิดอย่างนี้ครับ เราทุกคนต้องการที่ทำงานได้มากขึ้นในเวลาที่เท่าเดิม เพื่อความก้าวหน้าในหน้าที่การทำงาน การบริหารเวลานั้น ที่จริงแล้วคือการที่คุณบริหารตัวคุณเองนั่นแหละครับ มันเป็นเรื่องของการสร้าง commitment การจัดการ และการมุ่งสู่เป้าหมาย และใช้เวลาให้คุ้มค่าอย่างที่สุดและนี่คือคำแนะนำนะครับ ที่จะช่วยให้คุณ activeมากขึ้น และมีความคิดที่ proactive เกี่ยวกับการใช้เวลา
ทำตามแผน
1- จัดทำรายการ to-do list เริ่มต้นด้วยการ เขียนรายการสิ่วที่ต้องทำ (to-do list) หรือรายการสิ่งที่ควรจะทำเอาไว้ แล้วพยายามทำให้เป็นนิสัยนะครับ อันนี้รวมถึง การแบ่งแยกรายการ่างๆ ออกเป็นงานแบบเร่งด่วน กับงานธรรมดาที่ไม่ด่วนมาก เพราะนั่นจะทำให้คุณไม่มีทางพลาดรายการอะไรที่จำเป็นสำหรับคุณไปเลย และไม่ว่าคุณจะไปไหน ให้พกติดตัวไปด้วยนะครับ คุณอาจจะลงบันทึกไปใน palm หรือว่า pocket pc หรือว่า agenda เล่มโปรด ก้แล้วแต่ความถนัดนะครับ ประเด็นคือ ให้ update ให้บ่อย และพยายามทำตามที่จดไว้นะครับ นอกจากนี้ ถ้าคุณมีโครงการ หรือว่างานอะไรก็ตามที่ต้องใช้เวลานานพอสมควร ให้แบ่ง ยroject นั้น ออกเป็นงานย่อยๆ ที่คุณสามารถแบ่งเวลามาทำได้ ถึงแม้ว่าคุณจะมีเวลาว่างเพียงช่วงสั้นๆ
2- แบ่งเวลาเริ่มต้น ตั้งแต่การประมาณการเวลาที่คุณจะใช้ในแต่ละงาน ให้ออกมาเป็นตัวเลขกลมๆ เลยนะครับ อาจจะเป็น 10 นาที หรือ 3 ชั่วโมง และสรุปด้วยวันที่ที่คุณคาดว่า งานนั้นจะต้องเสร็จ โดยเฉพาะงานที่ไม่มีลำดับงาน ก่อนหน้า หรือว่าต้องรอทำงานต่อจากนี้ คุณสามารถที่จะใช้เวลาว่างๆ ในช่วงที่คุณไม่คาดคิดทาก่อน ยกตัวอย่างนะครับ คุณสามารถใช้เวลาว่างระหว่างคอยการประชุม นั่งค้นหาข้อมูลจาก internet
3- กำหนดวัน deadline ในแต่ละงาน และพยายามทำให้ได้การกำหนด deadlines ในแต่ละงานนั้น ให้กำหนดตามที่คิดว่าเป็นไปได้นะครับ และความจำเป็นของงานนั้นๆ ไม่ได้ง่าย หรือว่ายากจนเกินไป และจะต้องพยายามทำให้ได้นะครับ ไม่ใช่ ตั้งไว้เฉยแล้วไม่ทำตาม คุณเคยสังเกตุไม๊ครับว่า คุณทำงานได้เร็วมากแค่ไหน ไม่ว่าการอ่าน หรือว่าทำงานเอกสาร การมอบหมายงาน หรือการตัดสินใจในเรื่องๆใดๆก็ตาม คุณมักจะทำได้เร็วกว่าปกติเสมอ ถ้าวันรุ่งขึ้นเป็นวันหยุดลาพักร้อน และคุณต้องจัดการงานทุกอย่างให้เสร็จก่อนที่คุณจะหยุดไป ก็เหมือนกับงานทั่วไปแหละครับ ไม่ว่าคุณมีเวลานานมากแค่ไหน 3 เดือน หรือ 3 วัน คุณก็จะใช้เวลาสั้นๆ ก่อนที่จะครบกำหนดมาจัดการงานนั้นๆ และเชื่อไม๊ครับ มันก็เสร็จทันเวลาทุกครั้งไป แต่ช่วงที่คุณกำลังปั่นงานนั่นแหละครับ เป็นช่วงที่คุณมีความเครียดค่อนข้างมาก สิ่งที่เราจะบอกคือ เมื่อมีกำหนดวันเสร็จของงาน คุณก็จมีความครียดมากขึ้น แต่นั้นก็ทำให้คุณทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นเช่นกัน
หลีกเลี่ยงการเสียเวลา
4- ใช้เวลาอย่างฉลาด เลือกที่จะ check mail ให้เป็นเวลานะครับ แล้วให้ voice mail รับสายแทน ถ้าคุณอยู่ในช่วงเวลาที่ไม่อยากให้ใครมากวน และอยากให้งานนั้นเสร็จโดยเร็วที่สุด ในเวลา 1 -2 ชั่วโมง และถ้าเป็นไปได้นะครับ ไม่ควรที่จะหยิบเอกสาร หรือว่า email มาอ่านซ้ำโดยไม่จำเป็น ดังนั้น อย่าเปิดเอกสาร หรือ check mail จนกว่าคุณจะแน่ใจว่า คุณมีเวลามากพอที่จะอ่าน และจัดการกับมัน ไม่ว่าจะเป็น การตอบ forward ไปให้คนที่เหมาะสม จัดเก็บเข้า หรือว่าสมควรที่จะลบทิ้ง
5- ทำทุกอย่างให้เป็นระเบียบ
จัดโต๊ะทำงานให้เรียบร้อย จัดเก็บงานเอกสาร ทั้งที่เป็น hard copy และ soft copy ที่อยู่ในเครื่องคุณ ให้มีความเป็นระเบียบ และง่ายต่อการค้นหา ทั้งนี้รวมถึง e-mail ด้วยนะครับ คนเราใช้เวลาค่อนข้างมาก ในการที่จะจัดหาเอกสารหรือว่าข้อมูล ที่เรารู้ว่าเรามี แต่ไม่รู้ว่าอยู่ที่ไหน ก็คงเหมือนที่ Benjamin Franklin พูดเอาไว้นะครับว่า: "A place for everything, everything in its place." (ผมขอไม่แปลนะครับ)
6- Stay on task ให้เตรียมกล่อง หรือว่าถาดสำหรับใส่เอกสาร ไว้ที่โต๊ะนะครับ แล้วติดไว้ด้วยคำว่า กล่องรับเอกสาร ให้เอกสารทุกอย่างที่ใครๆก็ตามอยากส่งถึงคุณ ให้ใส่ลงมาในนี้ให้หมด ดังนั้นเอกสารทุกอย่างจะไม่กระจัดกระจาย และคุณสามารถนำมาจัดการได้ทันทีที่มีเวลาว่าง เพราะฉะนั้น เมื่อมีใครมาตามงาน คุณจะได้รู้ทันทีว่า งานนั้นถึงไหนแล้ว อ่านหรือยัง และถ้ายังคุณจะได้รู้ว่าอยู่ในกล่องนั้น โดยที่ไม่ต้องไปเสียเวลารื้อโต๊ะ นั่นจะมีเวลาให้คุณทำงานของคุณเพิ่มมากขึ้น
7- เลี่ยงการถูกรบกวน
ปิดประตูห้องทำงานบ้างนะครับ ถ้าคุณเป็นพวกที่ทำงานอยู่ในห้อง เพราะไม่มีประโยชน์อะไรที่คุณจะเปิดห้องตลอดเวลา แม้ในขณะที่คุณกำลังทำงานเร่งด่วน เพราะถ้าคุณทำงานด่วน ที่สำคัญอยู่นั้น การได้รับการรบกวนขณะที่ทำงาน คุณจำทำงานได้ช้าลง และคุณก็ไม่มีสมาธิ ที่จะฟังปัญหาของอีกฝ่ายอย่างตั้งใจ ดังนั้น ถ้ามีเพื่อนร่วมงานเดินมาหาคุณที่โต๊ะ ในขณะที่คุณกำลังยุ่งอยู่แล้วละก็ ให้ลุกขึ้นยืนจากเก้าอี้ แล้วอธิบายให้อีกฝ่ายทราบว่าคุณกำลังยุ่งอยู่ และขอให้นัดหมายเวลาพูดคุยกันอีกครั้งหนึ่ง หรืออย่างน้อยก็ให้คุณทำงานที่คุณทำอยู่ให้เสร็จเสียก่อน และการลุกขึ้นยืนพูดในทางจิตวิทยา เป็นการยืนยันถึงคำพูดคุณว่าคุณหมายความว่าอย่างนั้นจริงๆ
เรียนรู้และทำงานแบบ teamwork
8- ร่วมมือ และช่วยเหลือกันเพื่อนร่วมงานของคุณ คาดหวังว่างานของคุณจะเสร็จตามกำหนดเวลา เหมือนกับที่คุณคาดหวังจากพวกเค้าเช่นกัน ดังนั้นพยายามให้แน่ใจว่างานของคุณจะทันเวลา นะครับ แต่เพื่อเป็นการปลอดภัยไว้ก่อน พยายามเผื่อเวลาเอาไว้บ้างในแต่ละงาน สำหรับปัญหา หรือว่า สิ่งเราไม่ได้คาดคิดเอาไว้ ไม่ว่าจะเป็นปัญหาด้านการสื่อสาร หรือการเปลี่ยนแปลงกำหนดเวลา สมมติถ้าคุณมีงานที่จะต้อง present ในวันที่ 25 พยายามทำให้เสร็จ หรือว่ากำหนด deadline ให้กับตัวเองในวันที่ 23 เพื่อป้องกันสิ่งที่ไม่คาดที่อาจจะมีปัญหากับการทำงานของคุณ
9- เลี่ยงการติดตามงานที่ไม่จำเป็น ถ้าคุณได้มีการ มอบหมายงานหรือว่าหน้าที่ ไปให้กับคนอื่นๆแล้ว ก็ไว้ใจ กับที่ได้รับมอบหมายไปเถอะครับ นอกจากคุณจะได้รับมอบหมายเป็นพิเศษให้ติดตามงานนั้น ทั้งนี้ในทางปฏิบัติแล้ว คนเป็จำนวนมาก เสียเวลาไปกับการฟัง หรือว่าอ่านรายงาน ทั้งๆที่งานนั้นไม่ใช่เรื่องของตัวเอง ถ้าเพื่อนร่วมงานของคุณ ทำงานวิจัยหรือว่าหรือว่างานอะไรก็เถอะครับ ถ้างานนั้นไม่มีผลกระทบต่อการทำงานในทุกๆวันแล้วละก็ คุณควรจะแสดงความสนใจในงานนั้น ด้วยการใช้คำพูดให้กำลังใจ หรืออาจจะพูดคุยวักถามช่วง coffe break หรือว่าช่วงเวลาอาหารกลางวัน แค่นั้นก็น่าจะพอครับ
10- เลือกประชุม
พิจารณาถึงการประชุม ทุกทุกเรื่องที่คุณต้องเข้าประชุมอย่างรอบคอบ ในแง่ว่าจำเป็นหรือไม่ที่จะต้องมีคุณ แน่นอนครับ ถ้าคิดว่าจำเป็น ก็ให้ลงไว้ใน agenda ของคุณ แล้วเตรียมตัวให้พร้อม แต่ถ้าไม่มีความจำเป็นที่คุณจะต้องมีส่วนร่วม ลองเข้าไปคุยกับนายของคุณเป็นการส่วนตัว ว่าเป็นไปได้หรือไม่ที่คุณจะไม่เข้าประชุมนั้นๆ เพื่อหันไปทำงงานอื่น ที่จะมีประโยชน์ต่อองค์กรมากกว่า
11- คิดใหม่ การที่คุณมีโครงการ หรือว่างานใหม่อยู่ในมือ หรือว่าดูแลอยู่เสมอ อย่างน้อย 1 งานนั้น จะช่วยทำให้ทักษะของคุณก้าวหน้า หรือว่าแหลมคมอยู่เสมอ และถ้าคุณทำได้ อาจจะมากกว่านั้น คือ 2-3 โครงการก็จะดียิ่งขึ้นไปอีก เพราะนั่นจะทำให้ สมองได้ คิดอะไรที่แตกต่างไปจากเดิมบ้าง ลำดับความคิด หรือว่า logic ในการคิดต่างๆก็จะเปลี่ยนตามไป ตาม ธรรมชาติของงานแต่ละชิ้น นั้นหมายถึงว่าสมองคุณจะได้ใช้ทักษะมากขึ้น ในแง่มุมที่ต่างกัน และได้ทำงานได้อย่างเต็มที่
12- เลือกงานอย่างระมัดระวัง พยายามที่จะเลือก และทำงาน ที่คุณคิดว่ามีคุณค่าต่อองค์กรที่คุณทำงานอยู่ และต้องเป็นงานที่คุณจะใช้ความสามารถที่คุณมีได้อย่างเต็มที่ บางทีหรือว่าบางครั้งมันก็เป็นการดีเหมือนกันนะครับ ที่คุณจะปฏิเสธ หรือว่าไม่ยอมรับข้อเสนอ ที่คุณจะได้รับงานมอบหมายให้เพิ่มมากขึ้นจากเดิม จากงานปกติที่คุณทำอยู่แล้ว-- นักธุรกิจ ที่ขึ้นว่าประสบ ความสำเร็จนั้น ทุกคนรู้ว่าบางครั้งเราจำเป็นที่จะต้องพูดคำว่า "ไม่" ก่อนอื่น ให้เริ่มต้นด้วยการถามตัวเองนะครับว่า "งานนี้จะมีส่วนช่วยให้ คุณก้าวหน้าในอาชีพการงานหรือเปล่า " และ "และคุณมีเวลามากพอที่จะทำงานที่ ได้รับมอบหมาย ให้เสร็จตามกำหนดเวลา หรือไม่"
13- หยุดผลัดวันประกันพรุ่ง มันเป็นธรรมชาติของมนุษย์ที่จะ ผลัดหรือว่าเลื่อนงานที่ตัวเองไม่ชอบออกไปเรื่อยๆ เริ่มต้นการแก้ด้วยการจัดรายการงานที่น่าสนใจ ที่คุณชอบ ให้เป็นรายการต่อไปถัดจากรายการที่แสนจะน่าเบื่อ หรือถ้าคุณเป็นพวกที่เกลียดงานเกี่ยวกับตัวเลข หรือว่างานบัญชี ลองจัดให้งานพวกนี้อยู่เป็นรายการแรกๆของวันที่คุณต้องทำ ทั้งนี้เพราะช่วงเวลาเช้า เป็นช่วงเวลาที่คุณมีพลังงานอย่างเหลือเฟือ และมีโอกาสที่จะถูกกวนขณะทำงานน้อย ถ้าคุณยังมีนิสัยที่จะเลือนงานออกไปเรื่อย จนถึงวันที่กำหนดไปแล้ว อยู่เป็นประจำ ถึงเวลาแล้วละครับ ที่คุณควรที่จะใช้เวลามานั่งพิจารณาถึงตัวคุณกับงานที่ทำอยู่ มองถึงเป้าหมายในการทำงาน ความสนใจส่วนตัว เพราะว่าจริงๆแล้ว นิสัยการผลัดวันประกันพรุ่งนั้น เป็นสัญญาณที่บ่งบอกถึงความที่คุณไม่พอใจ กับสิ่งที่คุณทำอยู่
14- ให้รางวัลกับตัวเอง การบริหารเวลานั้น ไม่ได้หมายถึงเรื่องเกี่ยวกับงานเท่านั้น มันยังเกี่ยวข้องไปถึง เวลาทุกอย่างที่คุณใช้ไป ไม่ว่าเวลาที่คุณต้องการพักผ่อน หรือเวลา ที่คุณต้องใช้ไปในการ เติมไฟให้กับตัวคุณเอง ให้รางวัลกับตัวเอง เมื่องานแต่ละชิ้นสิ้นสุดลง อาจจะเป็นรางวัลง่ายๆเช่น การให้ช่วงเวลาที่หยุดพักออกไป coffe break หรือวางแผนที่จะไปพักผ่อนเมื่อ project ใหญ่ของคุณจบลง
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น